SOP (STANDARD OPERATING PROCEDURE)

SOP (STANDARD OPERATING PROCEDURE)
POST AUDIT
INSPEKTORAT BIDANG KINERJA KELEMBAGAAN

Keterangan Bagan SOP Post Audit:

1. Survey Pendahuluan

Survey pendahuluan untuk kegiatan post audit kajian TA 2007 meliputi kegiatan :

1) Teknik pengumpulan informasi dasar tentang Obrik

2) Penyusunan Form 1 dan Form 2

Penyusunan Form 1 dan Form 2 ini dimaksudkan untuk meminta data dan informasi terkait dengan pelaksanaan kajian.

- Form 1 berisi permintaan pelengkapan dokumen pendukung, seperti :

1. TOR dan RAB

2. SK Tim Kajian

3. Laporan

4. Data Pendukung lain

- Form 2 berisi permintaan pelengkapan data ringkas kajian, seperti :

1. Judul serta status kajian (baru atau lanjutan)

2. Nama UKE Pelaksana

3. Biaya studi dan pelaksanaan studi

4. SDM yang terlibat dan lama pelaksanaan

5. Manfaat dan rencana tindak lanjut

6. Rencana tindak lanjut Implementasi

3) Penyampaian informasi audit dan permintaan data/ informasi

Penyampaian informasi audit yang dimaksud adalah surat pemberitahuan mengenai pelaksanaan audit kajian dan permintaan dokumen pendukung pelaksanaan post audit kepada UKE II pelaksana kajian dengan melampirkan :

a. Lampiran 1 : kriteria audit kajian untuk obrik

b. Lampiran 2 : Form 1, yaitu form matriks dokumen pendukung

c. Lampiran 3 : Form 2, yaitu form data ringkas kajian

4) Obrik menerima Form 1 dan Form 2

5) Penyampaian Form 1 dan Form 2

Setelah diisi, Obrik akan kembali menyampaikan Form 1 dan Form 2 disertai dengan data dan dokumen yang diminta

6) Pengumpulan dan dokumentasi laporan, data pendukung, dan form isian

Setelah mengirimkan Form 1 dan Form 2 kepada Obrik, maka segala laporan pelaksanaan kegiatan kajian TOR, RAB, SK Tim, data pendukung lainnya dan form isian dari Obrik akan segera dikumpulkan dan didokumentasikan.

7) Reviu kelengkapan laporan, data pendukung, dan form isian dari form 1 dan form 2

Mereviu kelengkapan laporan dan data pendukung sesuai dengan isi Form 1 dan data ringkas kegiatan kajian sebagaimana yang dimaksud dalam Form 2. 

2. Penetapan Sasaran Audit

Kegiatan penetapan sasaran audit meliputi :

1) Pemeriksaan kelengkapan data Obrik

2) Apabila ada ketidaklengkapan data, IBKK akan menyampaikan permintaan kelengkapan data pada Obrik

3) Obrik menerima informasi ketidak lengkapan data

4) Obrik menyampaikan ketidaklengkapan data

5) Bila data tetap tidak terlengkapi, IBKK akan mengidentifikasi kesenjangan data sebagai masalah audit

6) Menetapkan masalah audit sebagai dasar penentuan Obrik sasaran audit

7) Menetapan kriteria audit meliputi kriteria-kriteria dalam lingkup input, proses, output dan outcome.

3. Penyusunan Program Kerja Audit  
Pada tahapan ini, IBKK akan melakukan kegiatan sebagai berikut:

1) Menetapkan lingkup kerja audit

2) Menetapkan metode audit

Metode audit yang dimaksud adalah metode yang akan digunakan dalam proses:

�� penilaian pendahuluan;

�� presentasi hasil kajian;

�� penilaian hasil kajian oleh pembahas.

3) Menyiapkan kertas kerja audit dan lembar penilaian pembahas

Kertas kerja audit terdiri dari matriks kertas kerja I dan II. Matriks kertas kerja I yang merupakan penilaian terhadap kinerja input dan output, sedangkan matriks kertas kerja II terdiri dari penilaian terhadap proses dan outcomes. Lembar penilaian yang dimaksud adalah lembar penilaian untuk pembahas tetap dan pembahas tamu berisi :

�� Jenis output

�� Penilaian kesesuaian output dengan tupoksi

�� Penilaian kualitas metodologi yang digunakan

�� Penilaian kualitas rekomendasi

�� Penilaian manfaat hasil kajian

�� Penilaian rencana tindak lanjut kajian

4) Menyiapkan dan menetapkan jadwal kerja audit

Jadwal kerja audit yang disiapkan dan ditetapkan terdiri dari :

1) jadwal presentasi Obrik; dan

2) jadwal pembahas

5) Menyampaikan jadwal kepada Obrik dan Pembahas

Untuk mengkonfirmasi kesanggupan jadwal baik dari Obrik maupun Pembahas, IBKK akan menyampaikan jadwal presentasi kajian untuk Obrik, sedangkan disampaikan jadwal presentasi kajian topik kajian dan laporan akhir kajian untuk Pembahas.

6) Obrik dan Pembahas menerima jadwal presentasi

7) IBKK menerima konfirmasi kesanggupan jadwal dari Obrik dan Pembahas

8) Reviu dan menyampaikan jadwal dan konfirmasi jadwal final kepada Obrik dan Pembahas

9) Obrik dan Pembahasa menerima jadwal presentasi yang sudah final 

4. Pengukuran Kinerja Aktual

Inti dari pelaksanaan audit kinerja merupakan kegiatan pengukuran kinerja aktual dengan membandingkan sasaran kinerja dan capaiannya sasaran kinerjanya. Pada tahapan ini kegiatan IBKK meliputi :

a. melakukan audit terhadap hasil kajian Obrik berdasarkan hasil penilaian pendahuluan dan Lembar Kerja Audit sesuai dengan kriteria indikator audit kinerja input, proses, output, dan outcome, di atas lembar penilaian pembahas.

b. Menerima hasil penilaian dari pembahas

Bersamaan dengan itu, Pembahas pun akan melakukan penilaian pula terhadap hasil kajian Obrik berdasarkan hasil penilaian pendahuluan dan Lembar Kerja Audit sesuai dengan kriteria indikator audit kinerja input, proses, output, dan outcome dan menyampaikan hasil penilaiannya kepada IBKK.

Pada tahapan ini, Obrik akan diberikan kesempatan untuk menyajikan presentasi kajian dan mempertanggungjawabkan hasilnya dalam suatu forum presentasi.

5. Identifikasi Peluang Perbaikan

Identifikasi peluang perbaikan merupakan kegiatan menetapkan penyebab, tindakan perbaikan, menentukan alternatif solusi dan membuat rekomendasi pada saat ditemukannya kesenjangan kinerja berdasarkan hasil pengukuran kinerja aktual. Dengan demikian pada tahapan ini, kegiatan IBKK meliputi:

1) Melakukan analisa total/skor polling, mengukur kesenjangan kinerja

2) Menyusun alternatif solusi untuk meminimalkan kesenjangan kinerja

3) Menyusun laporan sementara

4) Menyampaikan laporan sementara yang berisi temuan dan alternatif solusi kepada Obrik untuk diklarifikasi

5) Menerima hasil klarifikasi dari Obrik berupa tanggapan secara tertulis

6) Menyusun Laporan Hasil Audit Kajian setelah menerima klarifikasi dari Obrik

7) Menyampaikan laporan hasil audit kepada

1) Obrik

2) Inspektur Utama

3) Biro RenOrtala

4) Biro SDM

5) Sekretaris Menteri/Sekretaris Utama Bappenas (apabila dibutuhkan)

sumber : bappenas